Tugas Masing-Masing Divisi dalam Acara

 

Tugas Sie. Acara :

• Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
• Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan
• Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
• Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
• Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian
• Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara

Tugas Sie. Humas :

• Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
• Melakukan hubungan dengan pihak eksternal
• Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
• Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
• Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi

Tugas Sie. Perlegkapan :

• Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
• Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
• Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.
• Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
• Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
• Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Tugas Sie. Konsumsi :

• Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya
• Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
• Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
• Mengurus biaya konsumsi
• Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
• Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Tugas Sie. Dekdok (Dekorasi & Dokumentasi) :

• Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
• Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
• Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia
• Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, dan sebagainya Merancang serta mendesain Katalog

Tugas Sie. Kesekretariatan :

• Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
• Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
• Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia